Tips para la planeación y organización de eventos

Al iniciar el proceso en la organización de un evento, en un inicio no se sabe por dónde comenzar.
Te compartimos una práctica lista de lo que debes tomar en cuenta en un inicio si deseas tener un evento bien organizado, memorable y exitoso.

Cuando empieces a organizar tu evento:

  1. Primeramente, debes tener muy en claro los objetivos a lograr con la realización de tu evento:
    Sin tener los objetivos y deseos a alcanzar con la producción de tu evento, no es aconsejable iniciar la planeación y su ejecución, de lo contrario te llevará a confusiones por no tener los objetivos a alcanzar claramente definidos.
  2. Definir una fecha y lugar para tu evento, teniendo fechas y lugares alternativos para prever algún contratiempo de fechas reservadas en el lugar primeramente elegido y dando margen para negociar precios y servicios del lugar seleccionado para realizar el evento.
  3. Una vez definidos el lugar y la fecha, debes concentrarte en la comida y el entretenimiento para la Producción de tu Evento como puede ser la Renta de Sonido, Pantallas, Escenografías, Iluminación Arquitectónica, Entarimados, Salas Lounge, Sillas, Mesas, Manteles, Fotografía, Producciones Audiovisuales, Video Producción, Edición de Video, Renta de Drones, Dj´s para amenizar el evento, Plantas de Energía Eléctrica, Weeding Planners, Coordinadores de eventos, etc.
  4. Toma tu tiempo para tomar las decisiones, lo cual te permitirá administrar mejor tu presupuesto y lograr un evento realmente exitoso.
  5. Pon tu creatividad al máximo para sacarle el mejor provecho a tu presupuesto y lograr hacer de tu evento todo un éxito. Sólo asegúrate de tener los elementos, equipos y personal necesarios para ello. De preferencia solicita el apoyo y asesoría de profesionales expertos de una Agencia de Organizadores de Eventos ampliamente reconocida por su excelencia como Planificadores de Eventos.
  6. Siempre mantente apegado a tu presupuesto.
  7. Asegúrate que todos los invitados reciban con tiempo suficiente las invitaciones con los datos de: lugar, fecha, hora, del evento para que puedan agendarlo.
  8. El entretenimiento es también muy importante, se debe contar con un una buena planeación para todo el evento. debes llevar una continuidad desde el principio hasta el final del evento, sin dejar silencios incómodos o falta de coordinación entre los servicios. Si ofreces el entretenimiento adecuado para el público o tus invitados, el evento tendrá una gran y positiva respuesta y dará como resultado un Evento Exitoso.
  9. Utiliza una línea de tiempo para dar una adecuada coordinación al evento, ello te permitirá controlar todo el equipo y personal en su momento y espacio debido. No querrás tener momentos lentos y aburridos en tu evento. Ten a tus invitados a la expectativa de lo que sucederá a continuación en el evento y dejar una imagen memorable y positiva en sus mentes.
  10. Durante el proceso de la planeación de tu evento, mantén todos los detalles organizados, debes estar consciente de lo que está sucediendo en todo momento y saber quiénes son las personas que están a cargo de cada detalle, para que en el caso de un imprevisto, tengas muy en claro con que personas cuentas y que elementos tienes disponibles para resolver cualquier situación no prevista que se presente.
  11. Deja un pequeño apartado en tu presupuesto para los pequeños imprevistos que nunca faltan sin importar el tamaño de tu evento.
  12. ¡Deja de preocuparte! Déjate consentir para que seas un invitado(a) más en tu evento. Olvídate del estrés en tu evento, disfrútalo al máximo contratando a los expertos en Planeación y Coordinación de Eventos.

En megaeventos® te ofrecemos asesoría especializada y la solución perfecta para tu evento, somos la agencia productora de eventos expertos en brindarte la solución óptima de inicio a fin en la planificación y organización de tus eventos.